Sejamos realistas, ser uma empresa organizada é uma luta. É como ter vontade de ir ao ginásio… é difícil ser consistente. 

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Sim, vemos os outros com as suas estruturas de trabalho tão perfeitas que ficamos logo com aquele olhar melancólico… 

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Não, este não será o artigo que o deixará em forma instantaneamente, pedimos desculpa - mas podemos pelo menos tentar motivá-lo! 

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Podemos fazer com que trabalhe no seu business core (com os termos em inglês para boost de motivação) – o seu workflow.

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Como pode exercitar o seu workflow? 

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A Message utiliza o Notion, como o autor queria deixar bem claro com o seu título frenético em caps. 

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Nota: Existem várias plataformas de gestão de trabalho, por isso vamos olhar de uma forma estrutural.

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Passo 1: ser crítico

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A forma como estamos a trabalhar - sim, até pode estar a produzir bons resultados, mas… será que é mesmo produtivo? Estará mesmo a otimizar o nosso potencial?

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Aqui, deve pensar nos primeiros passos de cada projeto realizado e verificar as oportunidades de automatização. É possível ignorar isto? Isto dá para automatizar?

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Elimine passos inúteis ​​– essa é a primeira tarefa.

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Em seguida, seja crítico sobre o modelo em que está a trabalhar. 

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O PARA (Projectos, Áreas, Recursos e Arquivos) ainda é o método ideal para a sua empresa? 

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Para a nossa não é - não é que tenhamos sido super revolucionários, pois “apenas” acrescentámos um importante T - de Tarefas.

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PTARA - Projectos, Tarefas, Áreas, Recursos e Arquivos

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“Que original”, acaba de comentar sarcasticamente ao ponderar fechar este separador… (não!) Mas é verdade. No nosso caso, uma pequena alteração fez toda a diferença.

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A razão para esta mudança prende-se com o facto de muitas vezes termos tarefas que, na verdade, são itens de Projeto - informações gerais que se misturavam com as checkboxes das tarefas e que assim sendo nunca saíam da lista.

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Ao separar as duas dimensões, torna-se mais claro para todos quais são os objetivos, o cronograma e toda a jornada para finalizar o projeto.

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Parece ser tão claro e simples, mas nem sempre é tão óbvio. Para evitar isso, seja sempre crítico.

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Passo 2: ser CRAZY PARANOOOIIID [not really]

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Isto deve ser óbvio: o trabalho… pode ser… um pouco… crazy?

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Mas para ser e manter-se organizado, precisa de verificar cada pequeno aspecto do seu negócio.

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Divida cada tipo de ação em categorias e a partir daí terá todos os ingredientes para estar finalmente 100% consciente do que realmente faz - porque sim, mesmo sendo o CEO, não sabe tudo sobre o seu negócio.

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Qual é o resultado final, pergunta com toda a razão - bem, estas são as nossas bases de dados após uma análise completa:

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1. Clientes
2. Projectos
3. Tarefas
4. Notas de Reunião
5. Aprendizagens
6. Acessos às Plataformas
7. Subscrições
8. SOPs
9. Bolsas de Horas
10. Manutenção

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Ter tudo separado, no Notion, ajuda a criar tarefas automatizadas, ações rápidas e deixa todos os membros da equipa conscientes dos seus prazos.

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Mas para garantirmos a transformação, precisamos do próximo passo!

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Etapa 3: teste, teste, teste 

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As abordagens teóricas são sempre prometedoras -  pode pintar a imagem do seu negócio na mente das pessoas como se fosse um Picasso, mas depois acaba por sangrar do ouvido com a quantidade de gritos dos clientes (e por vezes dos membros da equipa).

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Assim sendo, é preciso testar. E testar. E depois testar novamente. 

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Terá de adaptar a sua estrutura para alguns clientes, para manter os níveis de eficácia elevados. E para chegar a esta flexibilidade precisa de tempo e de repetições - de volta às vibes do fitness.

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E depois de algum tempo a trabalhar e, esperemos nós, a obter bons resultados, poderia pensar “uau! Já percebi, esta é a fórmula mágica”.

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Well…

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Passo 4: adivinhe – ser crítico novamente! Otimizações 24/7

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Não estamos realmente preparados para quando as coisas correm mal... por isso, o melhor a fazer é ser crítico/cético em relação ao seu trabalho - não numa forma obsessiva e prejudicial, por favor tenha cuidado - para que quando o vento mudar, já esteja a apontar para uma nova direção!

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Crazy?

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Se está a ler isto e achou este artigo um pouco caótico, well… ainda bem - era essa a intenção. 

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O trabalho pode ser assim, mas esperamos trazer os ingredientes para tornar o seu dia a dia um pouco mais organizado e gratificante.

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Todos mudamos de abordagens, nunca se é realmente especialista porque a expertise no mundo digital tem uma data de validade, uma data rápida na verdade - a roxa, mais barata e tudo - por isso precisamos de estar preparados para estas transformações.

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E por falar em transformações… se o seu negócio precisa deste tipo de transformação – desculpe, o big man obrigou-me a fazê-lo – nós temos esta solução pronta para si!

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Se achou esta abordagem útil para o seu negócio, diga-nos como podemos ajudar a implementá-la e, ao mesmo tempo, ser céticos - para melhorar, claro!

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Lembre-se, stay crazy!

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Crazy? I was crazy once. They locked me in Notion. A taskfull Notion. A taskfull Notion with deadlines. And deadlines make me crazy. Crazy? I was crazy once - okay stop, let’s work.