Para além de garantir um produto final de alta qualidade, a sua empresa deve atribuir grande parte dos seus recursos ao processo pré-projeto: a construção do briefing.

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O que torna um briefing, um bom briefing?

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• Um propósito bem definido

Por norma, um briefing de projeto tem como intuito deixar claro todos os passos envolvidos no desenvolvimento do mesmo. Pense no desenvolvimento de um website: ao ler o documento, deve passar a conhecer com facilidade todas as etapas, todos os recursos que deve providenciar e quando deve esperar ter novidades/atualizações.

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• Objetivos

No briefing de projeto devem constar os objetivos. Recorrendo ao exemplo do desenvolvimento de um website, pode inclusive mencionar dois momentos de objetivos: desenvolvimento e produção.

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i. Desenvolvimento - são os objetivos definidos para a construção do website, p.e. "A página de contactos deve ter uma integração com uma plataforma de agendamento de reuniões" / "Os vídeos devem ter um display de carrossel giratório".

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ii. Produção - são os objetivos definidos no momento em que o website está publicado, p.e. "Queremos ter 2k visitantes por semana" / "O site deve gerar 10 agendamentos de reuniões por semana"

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• Um calendário realista

O calendário do projeto é sem dúvida dos pontos mais importantes a ter em conta, isto porque para além dos objetivos, é esta a dimensão mais examinada. A timeline definida é das principais métricas de accountability e o (não) cumprimento muitas vezes dita a relação entre ambas as partes.

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• Definição dos contratempos

Por isso, a definição de contratempos revela-se essencial na construção do briefing. Além de estar bem explícito o encadeamento dos processos, é necessário clarificar os códigos de conduta em situações (in)esperadas - sim, porque atrasos e negociações fazem parte, inevitavelmente, de todos os projetos.

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É necessário deixar claro que o projeto pode não seguir sempre o mesmo rumo, nem o prazo definido. Mas para isso devem existir razões fundamentadas e facilmente compreendidas para que existam estes desvios.

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• Métricas pós projeto

Após a finalização do projeto, conforme os objetivos definidos, definem-se também as KPI's. A criação de relatórios com dados que permitam acompanhar os resultados é uma opção imprescindível e que deverá constar no briefing do projeto, para garantir o acompanhamento e otimização dos elementos chave de cada projeto.

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Resumindo: porque é que é importante construir um bom briefing?

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• Promove uma relação segura com os clientes
• Garante a accountability entre a empresa e o cliente
• Orienta a equipa para as ações
• Protege a empresa contra prazos irrealistas

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Em suma, quando se deixa bem claro todos os cenários mais prováveis, então tem-se um ótimo ponto de partida para uma relação saudável e para um trabalho eficiente.